اصول طراحی و تجهیز سالن کنفرانس و جلسات

برگزاری کنفرانس و جلسات بخشی از زندگی روزمره صاحبان کسب و کارها شده است و از همین رو بسیاری از مردم بر این باورند که اتاق برگزاری جلسات ، می تواند تاثیر زیادی بر روی مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه شما بگذارد.
از دکور اتاق کنفرانس گرفته تا چیدمان و همین طور جزئیات ساده ای که می توان در این فضا در نظر گرفت. هر کدام از این ویژگی ها کمک می کنند تا محیط سالن کنفرانس شما شرایطی داشته باشد که میهمانان شما احساس خوشایندی در حین برگزاری جلسه داشته باشند.
جزئیات بسیار دیگری نیز وجود دارد که به بهبود جلسات شما کمک شایانی می کند، به عنوان مثال استفاده از تکنولوژی ها و ابزارهای نوین در سالن کنفرانس و قرار دادن بخشی از فضای سالن برای پذیرایی از حاضرین، نه تنها جلوه و کلاس خاصی به نحوه ارائه شما در سالن مورد نظر می دهد بلکه این تضمین را هم می دهد که حاضرین در جلسه مجذوب کنفرانس شما شوند.

سالن کنفرانس بایستی شامل چه امکاناتی باشد؟
زمانی که اتاق کنفرانس را بررسی می کنید بایستی این مسئله را در نظر بگیرید که کسب و کار شما دقیقاً به چه مواردی احتیاج دارد و این را هم باید در نظر گرفت که سالن کنفرانس چه امکاناتی را در اختیار شما قرار می دهد. به عبارت دیگر ویژگی های سالن و ایده های نو شما بخش بیشتری از مواردی را شامل می شود که برای یک سالن خوب و برگزاری کنفرانس مناسب بایستی در نظر گرفت:
پذیرایی از شرکت کنندگان – آیا سیستم پذیرایی در محل سالن کنفرانس تعبیه شده است یا این که بایستی برای شرکت کنندگان نوشیدنی و خوراکی را از جای دیگر مهیا کنید ؟
مشتریان گرسنه بی توجه به جلسه می شوند و به راحتی حواسشان پرت می شود.

چیدمان – آیا چیدمان سالن کنفرانس با روش و سبک برگزاری کنفرانس حرفه ای همخوانی دارد ؟  آیا این چیدمان به شما اجازه می دهد که به درستی با مشتریانتان ارتباط برقرار کنید؟

مبلمان – آیا مبلمانی متناسب با سالن شما در محل کنفرانس قرار دارد ؟ آیا صندلی ها و میزهای استفاده شده در محل  با نیاز شما برای برگزاری کنفرانس هماهنگی دارند ؟

امکانات و تجهیزات – آیا تجهیزات موجود در سالن کنفرانس همان چیزی است که شما برای برگزاری جلسه نیاز دارید ، مثلاً آیا سالن کنفرانس مجهز به دیتاپروژکتور سقفی ، صفحات نمایش و سیستم های سمعی بصری می باشد؟

قابلیت دسترسی – آیا محل سالن شما برای مشتریانی که از فواصل دور و حتی شهرستان ها به محل جلسه می آیند به سادگی قابل دسترس است ؟

چگونه موارد ذکر شده بر مشتریان من اثر می گذارند؟

 سبک و مدل سالن کنفرانس می تواند از بسیاری جنبه ها اثری عمیق بر مشتریانتان بگذارد و چه خوب می شود اگر مشتری شما را اولین بار در این فضا ملاقات کند، زیرا در این صورت برداشت اولیه مشتری از شما فوق العاده خواهد بود. اگر شما دنبال این هستید که در همان ابتدا مشتری خود را تحت تاثیر قرار دهید سالن کنفرانس شما می تواند به این امر کمک زیادی بکند.
بهره وری این موضوع می تواند افزایش پیدا کند زمانی که محل برگزاری کنفرانس متناسب با شان پرسنل شما چیده شده باشد و این موضوع تضمین خواهد کرد که کارمندانتان همیشه در همه امور با دقت و هوشیار هستند.
القا کردن این حس به کارمندان زمانی میسر می شود که میز پذیرایی سالن همیشه از نظر خوراکی ها و آشامیدنی ها تکمیل باشد و چیدمان داخل اتاق به صورتی باشد که آن ها حس برابری و مشارکت را در زمان برگزاری جلسه داشته باشند.

برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید به سایت زیر مراجعه نمایید.

تجهیز سالن کنفرانس شرکت الکتروویژن

اصول طراحی سالن همایش و آمفی تئاتر و فضاهای جانبی

 اصول طراحی سالن های آمفی تئاتر و فضای جانبی

ورودی:

طراحی ورودی سالن باید به گونه ای باشد که باعث تجمع افراد پشت در نگردد و تهیه بلیط یا سایر تشریفات ورود در آن به سرعت و منظم انجام گردد. بهتر است این نکته لحاظ گردد که قرار گرفتن افراد باید بصورت خطی(صف) باشد، فضای مناسب برای افراد بصورت یک متر مربع برای شش نفر و یا بصورت خطی حدود 2 متر بصورت طولی برای 4 نفر می باشد.در نتیجه برای ورود افراد به سالن چینش خطی مناسب ترین چینش است.

سالن انتظار:

بلافاصله پس از ورودی وارد سالن انتظار می شویم. در این فضا نیز طراحی براساس هر شش نفر یک متر مربع انجام می گردد. بدین ترتیب که اگر سالن ما گنجایش 300 نفر را دارد برای کل نفرات به 50 مترمربع فضا نیاز است و این عدد را معمولا در 3 ضرب می کنیم که به هر فرد به اندازه 2 نفر نیز فضای آزاد بدهیم. در این صورت فضای استاندارد سالن انتظار ما حدود 150 مترمربع خواهد گردید.

فضایی که بعد از سالن انتظار در نظر گرفته فضای مربوط به کافی شاپ سالن آمفی تئاتر است.این فضا به ازای هر میز 4 نفره 5.76 مترمربع محاسبه گردیده و فضایی معادل 15 متر مربع نیز جهت آشپزخانه و کانتر فروش در نظر گرفته می شود. فضای دیگر در سالن انتظار سرویس های بهداشتی است که باید در محلی تعبیه گرددکه در دید کامل نباشد ولی دسترسی به آن به سهولت انجام بپذیرد. فضایی حدود 30 متر مربع برای 8 سرویس دستشویی و توالت در نظر گرفته می شود.

 

سالن اجرا:

در تجهیز سالن آمفی تئاتر حداکثر ظرفیت سالن آمفی تئاتر به طرح هندسی سالن ، محدودیت های صوتی تصویری، آکوستیک سالن ، خط دید و شکل و اندازه سن بستگی دارد.

طول ردیف: معمولا حداکثر 16 صندلی برای هر راهرو توصیه می گردد ولی در صورتیکه برای هر سه راهرو یک در خروجی به عرض 1 متر در نظر گرفته شود می توان حداکثر تا 25 صندلی به ازای هر راهرو نصب کرد ، ضمنا برای هر تماشاچی بصورت نشسته باید فضایی برابر با حداقل 0.5 متر مربع محاسبه نمود. و همچنین حجم فضا در آمفی تئاترها معمولا حدود 4 الی 5 متر مکعب به ازاری هر تماشاچی و در فضاهای اپرایی و موسیقایی حدود 6 الی 8 متر مکعب در نظر گرفته می شود.

فضاهای خدماتی پشت صحنه:

اتاق لباس : یکی از مهم ترین فضاهای اصلی پشت صحنه اتاق تعویض لباس می باشد، آنچه در طراحی این بخش از آمفی تئاتر باید در نظر گرفته شود این است که این فضا یک فضای خصوصی بوده و باید تمام حریم های آن بخصوص برای خانم ها حفظ شود. مساحت لازم به ازای هر نفر 5 متر مربع و بطور مثال برای 6 بازیگر با 8 کمد البسه حدود 45 متر مربع می باشد ، نکته ی دیگر در نظر گرفتن یک انبار لباس به ابعاد 5.7 متر مربع می باشد.

اتاق گریم:

 این اتاق باید مستقیما با سن ارتباط داشته باشد و طراحی آن به گونه ای باشد که فاقد هر گونه صدای اضافه ای بوده و نور کافی برای آن در نظر گرفته شود. فضایی که مجری گریم احتیاج دارد که بتواند به سادگی در اطراف بازیگر حرکت کند حدود 3 متر مربع می باشد که با احتساب سه گریمور بطور همزمان حدود 9 متر مربع فضا مورد نیاز خواهد بود ضمنا برای این اتاق سرویس بهداشتی نیز باید در نظر گرفته شود.

اتاق نور و صدا:

این اتاق که بین نور پرداز و صدا بردار سالن آمفی تئاتر مشترک است باید دارای دید مستقیم به سن باشد و معمولا آن را در فضایی مشابه اتاق آپارات در سینما قرار می دهند. کمترین فضای لازم برای نورپرداز 6 متر مربع و برای صدابردار حدود 5 متر مربع در نظر گرفته می شود . ضمنا برای این اتاق یک انباری 12 متری الزامی است.

اتاق کارگردان:

این اتاق در کنار صحنه قرار می گیرد تا کارگردان در هنگام اجرای برنامه بصورت مستقیم و بطوری که مشخص نباشد با صحنه در ارتباط باشد. مساحت مناسب برای این فضا 9 متر مربع می باشد.

اتاق گروه موسیقی:

یکی از مهم ترین بخش های یک تئاتر موسیقی مربوط به هر صحنه ی آن می باشد. به همین دلیل مناسب تر این است که کار گروه موسیقی زنده همزمان با تئاتر اجرا گردد ؛ به همین دلیل اتاقی نیز برای این گروه در نظر گرفته می شود. مساحت مناسب این اتاق حدود 16 متر مربع بوده که باید یک انبار حدود 4 متری نیز داشته باشد. بهتر است این اتاق در قسمی کم صدا قرار گیرد.

فضای استراحت:

فضایی که تیم اجرا قبل از ورود به صحنه در آنجا تمرکز کرده و پس از اجرا آنجا استراحت می نماید معمولا برای یک تیم 16 نفره به فضایی حدود 40 متر مربع نیاز خواهیم داشت.

اتاق سناریو خوانی:

فضایی که گروه در آن مستقر شده و همزمان با خواندن متن باهم شروع به تمرین می نمایند. مساحت مناسب برای مطالعه ی 20  نفر حدود 42 متر مربع می باشد.

 

بخش اداری سالن:

اتاق ریاست:

 این اتاق باید در بهترین نقطه قرار گیرد، عموما این فضا با اتاق جلسات ادغام می گردد ، ابعاد مناسب  35 متر مربع است که میز  کنفرانس هم در آن قرار می گیرد.

بخش حسابداری و انفورماتیک:

16 متر مربع برای اتاق حسابداری و یک فضای 5 مترمربعی برای بایگانی و یک فضای 16 مترمربعی برای واحد کامپیوتر در نظر گرفته می شود.

اتاق آرشیو:

 یک فضای 16 مترمربعی برای اتاق آرشیو و فایلینگ ، یک فضای 9 مترمربعی برای اتاق مسئول آرشیو و یک فضای حدود 20 مترمربعی برای مرکز اسناد سالن آمفی تئاتر در نظر گرفته می شود.

 

بخش خدمات و تاسیسات:

موتورخانه:
 این اتاق باید در جایی باشد که بتواند به تمام بخش ها سرویس دهد. ابعاد پیشنهادی حدود 50 متر مربع است.

انبار مرکزی مجموعه:

 با توجه به اینکه برای هر بخش انباری اختصاصی تعریف شده است فضای زیادی برای انبار مرکزی لازم نداریم و پیشنهاد ما حدود 25 مترمربع است.

پارکینگ:
 فضای پیشن هادی جهت پارکینگ 750 متر مربع برای 42 خودرو سواری می باشد و همچنین اگر فضا در زیر ساختمان است باید راه پله ها و رمپ های مناسب نیز برای آن در نظر گرفته شود.

تجهیز سالن همایش