نکاتی که در طراحی اتاق کنفرانس باید به آن توجه نمود

 

اتاق کنفرانس یک فضای مهم و بسیار با اهمیت در داخل هر شرکت و محل کاری محسوب می شود. بی تردید به دلیل اینکه جلسات و سمینارهای مهمی، مربوط به آن شرکت و یا برای ایجاد هماهنگی با شرکت های دیگر برای همکاری و یا فروش محصولات در این فضا صورت می گیرد. داشتن یک فضای مناسب همراه با امکانات مورد نیاز برای تک تک افراد شرکت کننده در این فضا اهمیت بسیار فراوانی دارد. برای طراحی این فضا چندین نکته مهم و اصولی باید رعایت شود که در این بخش به مهمترین آنها اشاره خواهیم کرد

 

ابعاد اتاق مهمترین عامل تعیین کننده و تاثیر گذار محسوب می شود. طراحی اتاق کنفرانس بسته به میزان فضای موجود می تواند متفاوت باشد و طرح متناسب برای آن باید به صورتی باشد که بتواند تمام قواعد و اصول رفت و آمد و نشستن افراد به صورت استاندارد و رعایت شده باشد تا بدین صورت مزاحمتی برای دیگر افراد شرکت کننده در این بخش ایجاد نشود. هرچه اتاق کنفرانس بزرگ تر باشد دست طراحان داخلی برای استفاده از مبلمان بزرگتر و قرار دادن امکانات بیشتر در این فضاها بازتر خواهد شد

 

برای طراحی اتاق کنفرانس سبک های متفاوتی وجود دارد. رایج ترین میز کنفرانس مستطیل شکل است با صندلی هایی که در چهار طرف آن قرار می گیرد ولی با توجه به ابعاد فضا و تعداد شرکت کننده در این فضا، می توان از فرم U شکل و یا طرح های دوار برای میز کنفرانس استفاده نمود.

 

قبل از طراحی و ساخت یک اتاق کنفرانس، باید در نظر گرفت که چه فناوری و تکنولوزی را برای استفاده در نظر گرفته اید. بی تردید در یک اتاق کنفرانس کوچک، سیستم صوتی و تصویری بزرگ و یا مانیتور و میکروفون ممکن است نیاز نباشد ولی با افزایش تعداد شرکت کننده ها برای ایجاد نظم بیشتر و به رخ کشیدن وجه شرکت، وجود همچین امکاناتی برای نمایش دادن تصاویر و یا گفتگوی مناسب وقابل شنیدن برای سایر حضار بسیار با اهمیت است. محل قرارگیری هر کدام از این تجهیزات و فاصله آنها از یکدیگر برای رعایت کردن استانداردها و همچنین استفاده از تجهیزات با کیفیت و حرفه ای برای بالا بردن سطح دوام همچین فضاهایی، برای هر شرکتی بسیار با اهمیت است.

 

 

اتاق کنفرانس باید روشن باشد تا حاضرین بتوانند همدیگر را به راحتی مشاهده کنند ولی این را نیز باید در نظر گرفت که در صورت لزوم باید از شدت روشنایی های طبیعی و مصنوعی ایجاد شده کاسته شود تا بدین صورت امکان استفاده از مانیتورها و یا صفحات نمایش دیگر، برای حضار فراهم شود. به همین دلیل طراحان داخلی ترجیح می دهند تا با استفاده از نور پردازی های متفاوت کنترل شدت روشنایی این فضاها را در دست بگیرند. وجود پنجره و استفاده از نور خورشید، یک امتیاز برای هر فضای داخلی محسوب می شود ولی برای سالن کنفرانس، استفاده از سیستم های هوشمند برای افزودن و یا کاستن روشنایی طبیعی آن شدیدآٌ توصیه می شود.

                                  

یکی از عمده ترین تفاوت های اتاق کنفرانس با دیگر فضای داخلی هر شرکتی، وجود سر و صدا و ازدحام افراد است. برای داشتن چنین فضایی، استفاده از کفپوش و متریال مناسب برای دیوارها در جهت جذب صدا و کاهش آلودگی صوتی بسیار حائز اهمیت است. استفاده از عایق های صوتی برای کاستن از آلودگی یکی از مواردی است که باید برای این اتاق ها در نظر گرفت و وجود آنها می تواند در ابعاد فضا و ضخامت دیوارها تاثیر بسیار بگذارد.

 

 

 

 

اصول طراحی و تجهیز سالن کنفرانس و جلسات

برگزاری کنفرانس و جلسات بخشی از زندگی روزمره صاحبان کسب و کارها شده است و از همین رو بسیاری از مردم بر این باورند که اتاق برگزاری جلسات ، می تواند تاثیر زیادی بر روی مشتریان فعلی و مشتریان بالقوه شما بگذارد.
از دکور اتاق کنفرانس گرفته تا چیدمان و همین طور جزئیات ساده ای که می توان در این فضا در نظر گرفت. هر کدام از این ویژگی ها کمک می کنند تا محیط سالن کنفرانس شما شرایطی داشته باشد که میهمانان شما احساس خوشایندی در حین برگزاری جلسه داشته باشند.
جزئیات بسیار دیگری نیز وجود دارد که به بهبود جلسات شما کمک شایانی می کند، به عنوان مثال استفاده از تکنولوژی ها و ابزارهای نوین در سالن کنفرانس و قرار دادن بخشی از فضای سالن برای پذیرایی از حاضرین، نه تنها جلوه و کلاس خاصی به نحوه ارائه شما در سالن مورد نظر می دهد بلکه این تضمین را هم می دهد که حاضرین در جلسه مجذوب کنفرانس شما شوند.

سالن کنفرانس بایستی شامل چه امکاناتی باشد؟
زمانی که اتاق کنفرانس را بررسی می کنید بایستی این مسئله را در نظر بگیرید که کسب و کار شما دقیقاً به چه مواردی احتیاج دارد و این را هم باید در نظر گرفت که سالن کنفرانس چه امکاناتی را در اختیار شما قرار می دهد. به عبارت دیگر ویژگی های سالن و ایده های نو شما بخش بیشتری از مواردی را شامل می شود که برای یک سالن خوب و برگزاری کنفرانس مناسب بایستی در نظر گرفت:
پذیرایی از شرکت کنندگان – آیا سیستم پذیرایی در محل سالن کنفرانس تعبیه شده است یا این که بایستی برای شرکت کنندگان نوشیدنی و خوراکی را از جای دیگر مهیا کنید ؟
مشتریان گرسنه بی توجه به جلسه می شوند و به راحتی حواسشان پرت می شود.

چیدمان – آیا چیدمان سالن کنفرانس با روش و سبک برگزاری کنفرانس حرفه ای همخوانی دارد ؟  آیا این چیدمان به شما اجازه می دهد که به درستی با مشتریانتان ارتباط برقرار کنید؟

مبلمان – آیا مبلمانی متناسب با سالن شما در محل کنفرانس قرار دارد ؟ آیا صندلی ها و میزهای استفاده شده در محل  با نیاز شما برای برگزاری کنفرانس هماهنگی دارند ؟

امکانات و تجهیزات – آیا تجهیزات موجود در سالن کنفرانس همان چیزی است که شما برای برگزاری جلسه نیاز دارید ، مثلاً آیا سالن کنفرانس مجهز به دیتاپروژکتور سقفی ، صفحات نمایش و سیستم های سمعی بصری می باشد؟

قابلیت دسترسی – آیا محل سالن شما برای مشتریانی که از فواصل دور و حتی شهرستان ها به محل جلسه می آیند به سادگی قابل دسترس است ؟

چگونه موارد ذکر شده بر مشتریان من اثر می گذارند؟

 سبک و مدل سالن کنفرانس می تواند از بسیاری جنبه ها اثری عمیق بر مشتریانتان بگذارد و چه خوب می شود اگر مشتری شما را اولین بار در این فضا ملاقات کند، زیرا در این صورت برداشت اولیه مشتری از شما فوق العاده خواهد بود. اگر شما دنبال این هستید که در همان ابتدا مشتری خود را تحت تاثیر قرار دهید سالن کنفرانس شما می تواند به این امر کمک زیادی بکند.
بهره وری این موضوع می تواند افزایش پیدا کند زمانی که محل برگزاری کنفرانس متناسب با شان پرسنل شما چیده شده باشد و این موضوع تضمین خواهد کرد که کارمندانتان همیشه در همه امور با دقت و هوشیار هستند.
القا کردن این حس به کارمندان زمانی میسر می شود که میز پذیرایی سالن همیشه از نظر خوراکی ها و آشامیدنی ها تکمیل باشد و چیدمان داخل اتاق به صورتی باشد که آن ها حس برابری و مشارکت را در زمان برگزاری جلسه داشته باشند.

برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید به سایت زیر مراجعه نمایید.

تجهیز سالن کنفرانس شرکت الکتروویژن